Política de Tratamiento de Datos Personales

01Responsable del tratamiento

Esta política aplica a los establecimientos del grupo: Hotel Parque 63 (Bogotá), Ecovilla (Cali) y Caribbean Town (Tolú, Sucre).

02Marco legal y alcance

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen o complementen.

Aplica a todos los datos personales registrados en nuestras bases de datos, recolectados por cualquier canal: recepción, sitio web, motor de reservas, agencias y plataformas de reserva, WhatsApp, redes sociales, correo electrónico, teléfono y eventos.

03Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En este caso, Flamingo Hotels Group.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

04Principios

Tratamos los datos personales con base en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

05Datos que tratamos

Huéspedes y clientes

• Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento.
• Contacto: teléfono, correo electrónico, ciudad y país de residencia.
• Datos de la estadía: fechas, hotel, habitación, acompañantes, preferencias, solicitudes especiales y consumos.
• Datos de pago: los pagos en línea los procesa la pasarela de pago. Flamingo Hotels Group no almacena el número completo de tu tarjeta.
• Opiniones y comunicaciones que nos envías por cualquier canal.
• Imágenes captadas por cámaras de seguridad en las áreas comunes, por razones de seguridad de huéspedes, colaboradores e instalaciones.

Proveedores, aliados y colaboradores

Datos de identificación, contacto, información comercial, tributaria y bancaria necesaria para la relación contractual o laboral.

06Finalidades

1. Gestionar reservas, check-in, check-out, alojamiento, facturación y cobro.
2. Cumplir obligaciones legales del sector hotelero, como el registro de huéspedes, la Tarjeta de Registro Hotelero o de Alojamiento (TRA) y los reportes a Migración Colombia de huéspedes extranjeros.
3. Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
4. Enviar confirmaciones, recordatorios e información útil sobre tu estadía.
5. Medir la satisfacción y mejorar nuestros servicios.
6. Enviar ofertas, promociones e información comercial de los hoteles del grupo y de Viajes Flamingo, solo si lo autorizas. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento.
7. Garantizar la seguridad de huéspedes, colaboradores e instalaciones.
8. Gestionar la relación con proveedores, aliados y colaboradores.
9. Atender requerimientos de autoridades competentes.

07Datos sensibles y de menores

No estás obligado a entregar datos sensibles. Cuando los pidamos, por ejemplo para atender una alergia alimentaria o una necesidad de accesibilidad, te informaremos para qué los usamos y solo los trataremos con tu autorización expresa.

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal, y solo para fines relacionados con su alojamiento y con las obligaciones legales del hotel.

08Autorización

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada en el momento de recolectar tus datos: por escrito en recepción, al aceptar esta política en el motor de reservas o en formularios, o por cualquier medio que permita consultarla después.

No se requiere autorización cuando la información la pida una autoridad en ejercicio de sus funciones, se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o en los demás casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

09Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les damos a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.

10Nuestros deberes

Cumplimos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizarte el ejercicio de tus derechos, conservar prueba de tu autorización, mantener tu información segura, actualizada y veraz, tramitar tus consultas y reclamos en los plazos de ley, e informar a la SIC cuando haya incidentes de seguridad o violaciones a los códigos de seguridad.

11Área de atención

El área responsable de atender consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales es el área de Reservas.

12Consultas y reclamos

Consultas

Puedes consultar la información que tenemos sobre ti. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que recibimos la consulta. Si no podemos responder en ese plazo, te informaremos los motivos y te responderemos a más tardar cinco (5) días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Si crees que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley, puedes presentar un reclamo con:

• Tu nombre y documento de identidad.
• La descripción de los hechos y lo que solicitas.
• Tu dirección o correo para responderte.
• Los documentos que quieras hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.

Respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la fecha en que lo recibimos completo. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te informaremos los motivos y te responderemos a más tardar ocho (8) días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

Las consultas y reclamos de causahabientes o representantes deben acreditar esa calidad.

13Transmisión y transferencia

Para prestar nuestros servicios compartimos datos, en lo estrictamente necesario, con:

• Proveedores tecnológicos que actúan como encargados, como nuestro sistema de gestión hotelera y motor de reservas (LobbyPMS), las pasarelas de pago y los servicios de correo y almacenamiento en la nube. Algunos pueden estar fuera de Colombia.
• Agencias y plataformas de reserva por las que hayas hecho tu reserva.
• Autoridades como Migración Colombia, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la DIAN, cuando la ley lo exige.
• Viajes Flamingo, para planes y traslados, solo si lo autorizas.

Exigimos a los encargados que traten tus datos con la misma protección que exige esta política.

14Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos frente a pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El acceso está limitado al personal que lo necesita para cumplir sus funciones.

15Vigencia

Esta política rige desde el 4 de noviembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y durante el tiempo que exijan la ley y nuestras obligaciones contractuales, contables y tributarias.

Cualquier cambio importante se publicará en este sitio web y se informará a los titulares por los medios habituales antes de aplicarse.